Korzystanie z oprogramowania księgowego może wyeliminować podwójne fakturowanie. Ważne jest, aby zrozumieć, dlaczego podwójne faktury są problemem i jak ich unikać. Zduplikowane faktury to nie tylko problem małych firm. Nawet średnie firmy mogą mieć zduplikowane płatności, które są kosztowne i czasochłonne.
W małej firmie zduplikowane faktury mogą być problemem, zwłaszcza jeśli wysyłasz tę samą fakturę do wielu dostawców. Na przykład, jeśli korzystasz z usług opartych na subskrypcji, możesz być zmuszony do wielokrotnego wysyłania tej samej faktury. Może to prowadzić do wielu problemów, w tym zduplikowanych płatności i nieprawidłowych zapisów. Możesz również doświadczyć większego prawdopodobieństwa wystąpienia błędów we wprowadzaniu danych, co może prowadzić do dużych strat.
W oprogramowaniu księgowym, funkcja duplikatów faktur jest dostępna dla wszystkich statusów i jest łatwym sposobem na sprawdzenie przychodzących faktur pod kątem duplikatów. Możesz również użyć tej funkcji, aby wykonać kopię istniejącej faktury lub utworzyć duplikat faktury dla pozycji, której sprzedaż została przerwana. Dobrym pomysłem jest pozbawienie numerów faktur znaków specjalnych, ponieważ są one bardziej porównywalne.
Funkcja duplikatu faktury może być użyta do sprawdzenia informacji o fakturze, takich jak kwota lub data, ale może być również użyta do wykluczenia faktur, które się powtarzają. Jeśli chcesz wiedzieć, jak zrobić duplikat faktury w QuickBooks, warto sprawdzić opcje tej funkcji.
Możesz zduplikować produkt, usługę lub promocję klikając na ikonę zduplikowanej faktury w prawym górnym rogu ekranu. Kiedy pojawi się okno duplikatu faktury, będziesz miał możliwość wysłania faktury e-mailem lub zapisania jej jako wersji roboczej. Możesz również edytować duplikat faktury i wprowadzić zmiany do informacji.
Funkcja duplikatu faktury jest również przydatna, jeśli chodzi o rozliczenia. Możesz utworzyć duplikat faktury dla nowej promocji lub dla pozycji, której sprzedaż została zakończona. Możesz również wykonać kopię istniejącej faktury, wybierając klienta, a następnie klikając ikonę duplikatu. Utworzenie kopii istniejącej faktury spowoduje wstępne wypełnienie strony faktury danymi z oryginalnej faktury. Możesz również zmienić numer faktury na unikalny.
Duplikat faktury możesz również utworzyć w programie FreeAgent, przechodząc na zakładkę Praca i wybierając opcję Utwórz nową fakturę. Możesz również zduplikować faktury w programie ZipBooks, przy czym obowiązują te same funkcje. Jeśli używasz rozwiązania ERP, możesz również rozejrzeć się za wykorzystaniem kontroli aplikacji do sprawdzania zduplikowanych płatności. Jednak funkcjonalność może być ograniczona do określonych formatów lub przypadków.
Chociaż istnieje wiele rozwiązań programowych do duplikowania faktur, ważne jest, aby wykonać należytą staranność, aby upewnić się, że nie marnujesz pieniędzy na zduplikowane rachunki. Duplikacja jednej faktury może prowadzić do niedokładnego zapisu i zwiększyć koszty administracyjne. Ponadto, zduplikowana faktura może prowadzić do rozczarowanego klienta. Może to prowadzić do utraty sprzedaży, a także może spowodować, że Twoja firma wyda więcej niż powinna.
Podobne tematy
